Hoje vamos entender sobre o Diagrama de Pareto.
Essa é uma ferramenta de extrema importância no mundo corporativo que, com sua técnica eficaz, colabora com a redução de perdas e de problemas no setor, visto que consegue, graficamente, expor os pontos de melhoria e pensar em soluções para as situações.
Além disso, o diagrama é um grande aliado na tomada de decisão. Veja a definição dessa ferramenta, neste artigo, e como começar a utilizá-la no seu trabalho. Confira:
O que é o Diagrama de Pareto?
Também chamado de Gráfico de Pareto, o Diagrama de Pareto é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade. Criado no século 19 pelo economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), a ideia inicial era descrever a distribuição desigual de renda na Itália.
O autor percebeu a relação 80/20 ao observar a desigualdade em seu país: 20% das pessoas possuíam 80% do total de toda a nação.
A partir disso, o engenheiro e pesquisador da gestão da qualidade Joseph Juran (1904-2008) adaptou o princípio à esfera organizacional, com o mote de: 20% dos defeitos ou falhas são responsáveis por 80% dos problemas.
Ou seja: se solucionar 20% das causas, acaba-se com considerável parte das complicações.
Vilfredo Pareto (à esq.) e Joseph Juran (à dir.). Créditos: Domínio Público/Wikimedia Commons; RIT Digital Archive/Wikimedia Commons.
Esse é um dos principais pontos do Diagrama de Pareto.
Por mais que a quantia de 20% não seja perfeita, a ideia é entender que sempre haverá um ponto que impacta mais e, identificando-o, é mais fácil ter uma direção para seguir.
O Diagrama funciona traçando fatores relevantes de análise, como erros, reclamações e pontos a melhorar.
A partir de sua quantificação, feita por gráfico, é possível descobrir quais ocorrências são mais relevantes e quais pontos têm mais urgência de melhorias, traçando, assim, um plano estratégico melhor direcionado para resolver essas situações e beneficiar a instituição.
O modo de montagem, por gráfico, é realizado para tornar evidente e visual a priorização de temas. São dois conjuntos de dados encontrados no Diagrama de Pareto:
- Um gráfico em que os itens que serão analisados (como reclamações, problemas e defeitos) se organizam em colunas, iniciando com as queixas mais recorrentes, indo, gradativamente, até a menos recorrente. Os itens da esquerda são mais relevantes do que os da direita.
- Uma linha que representa a porcentagem acumulada da frequência dos casos.
- Unindo esses dois pontos, é possível encontrar, no sistema de Gestão de Qualidade , quais são os problemas mais frequentes e a tendência de crescimento de cada um deles.
Cabe ao gestor e à equipe traçar um plano de ação para resolver os casos.
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As vantagens de usar o Diagrama de Pareto no seu trabalho
São vários os benefícios de usar o Diagrama de Pareto na empresa. O primeiro deles é a identificação de empecilhos. Encontrando as defasagens frequentes, é possível pensar numa mudança efetiva.
Com isso, melhora-se a produtividade. As vendas, então, nem se fala.
Se você souber quais são os maiores defeitos de um produto, por exemplo, ou o que menos agrada o público, saberá como oferecer uma opção melhor no mercado e que agrade mais o cliente.
Quanto antes uma demanda for visualizada pela empresa, maior a chance de resolver rapidamente os problemas que vêm com ela. Podemos elencar outros seis motivos para implementar o Diagrama de Pareto no trabalho:
- Mostra as causas ou problemas em ordem de prioridade, a partir de seus gráficos;
- Identifica os fatores mais importantes;
- Elenca os problemas com maiores demandas e reclamações;
- Mostra onde deve haver concentração de esforço;
- Permite o melhor uso dos recursos limitados;
- Ajuda na tomada de decisão e em melhorias assertivas.
Exemplos de uso do Diagrama de Pareto
A própria Microsoft já utilizou o Pareto para desvendar um problema.
Constatou-se que 80% dos erros e falhas no Windows e Office eram consequência de apenas 20% dos defeitos, nos quais realmente precisava concentrar os esforços de melhorias.
Lembre-se: a análise gráfica é sempre da esquerda para a direita, então a empresa analisou os maiores índices dessa parte visual para chegar ao resultado correto.
Vamos para mais um exemplo: supomos que você é dono de uma loja de roupas. Por alguma razão, muitas reclamações e devoluções estão acontecendo.
Para entender o que está errado, aplica-se o Diagrama de Pareto, e, com as causas apresentadas, a maioria girando em torno de atrasos na entrega e pacotes danificados, você consegue chegar à conclusão que o problema está na logística.
Se no diagrama as maiores reclamações são de peças com tamanho errado, cor errada ou com danos, a melhoria precisa acontecer no momento de separação das roupas.
Agora vamos imaginar que você é dono de uma hamburgueria. Você faz entregas em vários bairros da cidade e possui um volume considerável de pedidos.
Ao decidir expandir seus pontos de restaurante, quer saber qual área tem mais potencial de venda e de fazer o negócio alavancar.
Vamos de Diagrama de Pareto!
Contabilizou-se quais bairros demandam mais entregas e, com isso, você consegue chegar ao resultado de qual lugar tem maior chance de ter mais vendas com a nova filial do restaurante e, por consequência, atingir maior prospecção de clientes.
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Como fazer um Diagrama de Pareto
Quer montar um Diagrama de Pareto na sua empresa? Siga o passo a passo para aplicar a aclamada teoria e descobrir pontos certeiros de melhorias.
Dois recados importantes: antes de começar a montar o diagrama, o responsável precisa ter ciência total de qual é o problema que precisa resolver, então deve ser um fato muito bem definido e único, com causas que podem ser medidas devidamente.
Além disso, é preciso ter em mente quais resultados ou objetivos esse problema está unindo e, eventualmente, engatando o desenvolvimento e a produtividade.
Os processos precisam ser bem esclarecidos para quem for construir o gráfico. Assim cria-se um diagrama mais eficaz e com maior chance de chegar a um resultado possível de ser manejado.
Com isso esclarecido, vamos ao passo a passo do Diagrama de Pareto:
- Escolha quais pontos serão comparados no gráfico;
- Colete os dados de cada um deles (quantidade de ocorrências, de reclamações, de danos ou de devolução, por exemplo) a partir do período temporal escolhido;
- Hora de definir a medida de comparação: pode ser frequência, tempo ou custo;
- Some todas as ocorrências para chegar ao valor total;
- Calcule o percentual acumulado das ocorrências (a chamada Frequência Acumulada). O valor deve chegar a 100%;
- Liste os fatores, da esquerda para a direita, do mais frequente ao menos frequente, no eixo horizontal do gráfico;
- Faça as colunas de acordo com as quantidades de ocorrências;
- Trace uma linha que represente o percentual acumulado iniciando sempre na primeira coluna à esquerda;
- Faça a análise (você pode fazer isso em grupo também, se preferir) de quais são os fatores mais recorrentes e que devem ser priorizados. Com essas constatações, trace um plano de ação para buscar melhorias, tendo os itens apresentados como raízes do problema.
A apresentação do diagrama fica a escolha da empresa. Pode ser em uma reunião entre gestores ou entre todo o grupo responsável pelo setor analisado.
O que vale é ter as demandas bem colocadas e esclarecidas diante dos envolvidos e dos que vão operar nas etapas de melhoria dali em diante.
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