Nós, seres humanos, somos animais sociais e parte do sucesso das nossas relações vem de uma comunicação eficaz. Mas você sabe como se comunicar desta maneira?
Neste artigo, nós vamos explorar o que significa ter uma comunicação eficaz, quais são seus pilares e benefícios e como ela pode fazer diferença na sua carreira.
Confira:
O que é comunicação eficaz?
Comunicação é o ato de uma pessoa estabelecer contato com outra, podendo transmitir informações durante esse ato. Ela acontece quando conversamos com alguém, quando lemos um artigo no jornal, quando assistimos um filme e quando buscamos algo na internet.
Como a comunicação é algo assim tão comum e usual, pode parecer que a comunicação eficaz é algo que sabemos fazer naturalmente. Porém, não é esse o caso.
A comunicação eficaz não depende apenas desse ato de estabelecer contato, de falar e ser ouvido, mas de como o receptor na nossa mensagem compreende.
Nem sempre sabemos como nos comunicar, o que acaba criando ruídos na mensagem, falta de compreensão do outro e frustração de ambas as partes. Por isso, é sempre importante ter em mente que a comunicação eficaz depende de vários fatores além do falar e ouvir.
Podemos entender um pouco desses fatores ao observar quais são os princípios essenciais da comunicação eficaz. Veja abaixo:
- Estabelecer uma boa comunicação exige que, além de falar e comunicar o que queremos, nós também saibamos quando e como ouvir o que o outro tem a dizer;
- A comunicação não é apenas verbal ou escrita, ela acontece de forma não-verbal também;
- Ser enfático com aquilo que queremos dizer, e demonstrar essas ideias, ajuda muito no processo de compreensão do outro;
- Ter as emoções controladas, ou seja, estar ciente do que estamos sentindo ao estabelecer contato com o outro, ajuda a evitar situações de estresse e ruídos indesejados.
Como funciona o processo de comunicação
O processo de comunicação funciona da seguinte maneira:
um emissor produz uma informação, que é passada para um receptor através de um canal. Então, o receptor recebe e interpreta a mensagem, muitas vezes podendo elaborar uma resposta.
Existem alguns elementos fundamentais que mantém essa estrutura funcionando. Confira:
- Emissor : é quem emite, quem envia a mensagem.
- Receptor : é quem recebe a mensagem.
- Mensagem : é a informação emitida pelo emissor e recebida pelo receptor.
- Canal : é o meio pelo qual a mensagem foi transmitida.
- Código : são os sinais e regras usados para criar e transmitir a mensagem, algo que ambos (emissor e receptor) devem entender.
- Contexto : situação em que ocorre a comunicação.
Um exemplo desse processo pode ser o seu chefe enviando um e-mail de trabalho para você.
O seu chefe é o emissor, você é o receptor, o canal é o e-mail e o contexto é a situação de trabalho. Já a mensagem é o conteúdo e o código, a linguagem em comum usada pela empresa.
Comunicação verbal e não-verbal
A comunicação não é apenas estabelecida de maneira verbal ou escrita, mas também de maneira não-verbal. Isso significa que ela pode depender do nosso tom de voz e das palavras que usamos tanto quanto da nossa linguagem corporal, expressões faciais e postura.
Veja o que se classifica como comunicação verbal e não-verbal:
1. Comunicação verbal
Este tipo depende do uso de palavras e da inflexão que damos à nossa voz ao falar.
Ela é considerada como uma das formas mais importantes, porém é importante ressaltar que a fala representa apenas algo entre 20% e 35% de como transmitimos uma mensagem.
2. Comunicação não-verba l
Já este tipo, abrange contato visual, expressões faciais, movimentos de braços e pernas, postura e distância corporal entre falante e ouvinte.
É comum que a comunicação não-verbal seja vista como secundária, mas ela é responsável pela maior parte da compreensão da mensagem. Isso porque nós conseguimos perceber, mesmo que de maneira inconsciente, as mensagens que a linguagem corporal passa com bastante clareza.
Um bom exemplo dessa dinâmica são sinais que parecem inocentes, mas que podem nos fazer entender, inconscientemente, que a conversa está indo para outro lado.
Se você estiver conversando com uma pessoa e ela concorda e faz perguntas, mas ao mesmo tempo não mantém contato visual com você e fica de braços cruzados, o instinto pode ser encurtar a história e finalizar a conversa.
Isso porque a comunicação não-verbal dela passou a mensagem de que ela não está interessada, mesmo que sua comunicação verbal diga que sim.
Por isso, para que uma comunicação seja eficaz, é preciso que você compreenda que as comunicações verbal e não-verbal precisam estar em consonância.
Os benefícios da comunicação eficaz
Como você já deve ter percebido até aqui, a importância da comunicação eficaz é ajudar a passar a mensagem correta sem ruído para a melhor compreensão do receptor.
Isso significa que a preocupação de ser eficaz na comunicação é para que o nosso colega, nosso chefe ou os nossos amigos entendam o que estamos querendo dizer sem confusões. E esta é uma importância não apenas para a nossa vida profissional, mas também para a vida pessoal.
Nos comunicar melhor ajuda a trocar melhores ideias, a crescer como pessoa e a criar laços duradouros e verdadeiros.
Já nas relações de trabalho, a comunicação eficaz traz vantagens no relacionamento entre colegas e lideranças, o que ajuda a melhorar a produtividade e a assertividade de projetos.
Por exemplo, aplicar os princípios dessa comunicação com clientes ajuda a entender, de verdade, quais são as necessidades deles e a explicar como você e a empresa podem ajudar.
Isso tudo evita a perda de tempo e o retrabalho, proporcionando maior networking e satisfação.
As principais barreiras para uma comunicação eficaz
Porém, mesmo com todas essas vantagens, a comunicação eficaz ainda esbarra em muitos obstáculos no dia a dia de uma organização.
Segundo Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, os erros e ruídos de comunicação correspondem a cerca de 60% dos problemas de uma empresa.
Isso porque uma comunicação ruim gera conflitos internos, deixa os colaboradores desmotivados e pode trazer a perda de clientes. Além, é claro, de trazer prejuízo financeiro.
E um dos principais obstáculos é a crença de que sabemos nos comunicar. Como dissemos anteriormente, a comunicação é inerente ao ser humano, mas a comunicação eficaz não é.
E achar que sua comunicação é eficaz sem que ela seja, traz problemas como:
- Não respeitar as diferenças de pensamento, de crenças e de habilidades e competências ;
- Não saber escutar com atenção e com verdadeiro entendimento;
- Não entender completamente o código utilizado no contexto em que está;
- Não controlar seu estado emocional ao receber ou emitir uma mensagem;
Portanto, o primeiro passo para vencer a barreira é entender que a comunicação eficaz precisa ser aprendida. E esse interesse deve partir do indivíduo, mas também da organização.
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Como desenvolver a comunicação eficaz
Como visto acima, o interesse em desenvolver uma comunicação mais eficaz deve partir da empresa, mas também do colaborador. Por isso, trouxemos aqui algumas dicas de como você pode se tornar um ouvinte ativo e um bom comunicador.
Confira:
- Faça perguntas sem medo : a primeira coisa a se ter em mente é que perguntas existem para serem feitas. Por isso, se você recebeu uma mensagem que deixou dúvidas, faça perguntas sem ter medo, mesmo que a resposta pareça óbvia. Ter essa atitude ajuda a esclarecer qualquer ruído e evitar retrabalho.
- Quando falar, seja o mais claro possível : um problema comum é que o emissor passe uma mensagem sem se preocupar em tentar entender se o receptor ficou com dúvidas. Então, quando for a sua vez de ser o emissor, tente ser o mais claro possível na sua intenção. Repita o que for importante, confira se a pessoa entendeu o objetivo e deixe claro que ela pode fazer perguntas também.
- Converse com as pessoas, não use apenas comunicação escrita : como veremos a seguir, a comunicação por e-mail e mensagens pode se mostrar ambígua e confusa, especialmente se o receptor não conhece os mesmos códigos que você. Então, em vez de se comunicar com seus colegas e líderes apenas enviando textos, tenha conversas ao vivo ou por câmera.
- Conheça a pessoa com que você está se comunicando : é sabido que cada um de nós é um ser único, que tem uma visão particular de mundo e crenças pessoais. Por causa disso, a comunicação pode encontrar algum ruído. O importante é, quando estiver prestes a emitir uma mensagem, saber quem é o receptor e como ele pode receber essa mensagem. Vocês usam os mesmos códigos? Ele vai entender a metáfora que você usou? Algo pode soar ofensivo e seria melhor evitar? Tomar esse cuidado ajuda a mensagem a ser mais eficaz.
- Por fim, tenha cuidado com a língua portuguesa : a nossa língua é bastante complicada e existem casos em que uma vírgula pode mudar completamente o sentido de uma frase. Então, quando estiver se comunicando por escrito com alguém, preste atenção em como as palavras podem soar para o outro. Leia a mensagem, revise antes de enviar e se certifique de que ela passa a intenção que você deseja.
Enfim, chegando ao final deste artigo, esperamos que as reflexões e dicas contidas aqui tenham sido de grande valia para você!
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